ברוב העסקים הקטנים הנתונים לא חסרים, הם פשוט מפוזרים. קובץ מכירות באקסל, נתוני לידים ב-CRM, ודוחות הוצאות בהנהלת החשבונות, כל אחד בפני עצמו ובלי חיבור בין השלושה.
בקצרהאיחוד נתונים מפוזרים לדשבורד אחד מתבצע בשלושה שלבים: מיפוי מקורות הנתונים הקיימים וזיהוי מי מהם מתעדכן אוטומטית ומי ידני, חיבור כל מקור לכלי דשבורד דרך ממשק (API) או ייבוא קבצים מתוזמן, ובניית תצוגה אחת שמציגה את המדדים החשובים בלי לדרוש מהמשתמש לפתוח כמה תוכנות. התהליך לא מחייב לנטוש את האקסל הקיים, אלא לחבר אותו כמקור נתונים בתוך התמונה הכוללת.
למה הנתונים נשארים מפוזרים כל כך הרבה זמן
עסקים קטנים בונים מערכות אחת אחרי השנייה לפי צורך, CRM לניהול לידים, תוכנת הנהלת חשבונות לחיובים, ואקסל לכל מה שאין לו מערכת. אף אחד לא מתכנן את הפיזור, הוא נוצר בהדרגה ואז קשה להפסיק אותו.
שלב ראשון, מיפוי מקורות הנתונים הקיימים
לפני חיבור כלשהו צריך רשימה מדויקת, אילו קבצים ומערכות מכילים נתונים חשובים, מי מהם מתעדכן אוטומטית, ומי דורש הזנה ידנית. מיפוי כזה חושף בדרך כלל יותר מקורות ממה שחושבים בהתחלה.
- מערכת CRM או ניהול לידים
- תוכנת הנהלת חשבונות וחיובים
- קבצי אקסל או Google Sheets למעקב פנימי
- פלטפורמות מודעות ושיווק דיגיטלי
- מערכת ניהול מלאי אם קיימת
שלב שני, חיבור כל מקור לכלי מרכזי
ברוב כלי ה-BI המודרניים החיבור נעשה דרך ממשק תכנות (API) למערכות שתומכות בכך, או דרך ייבוא קבצים מתוזמן לאקסל שלא מציע חיבור ישיר. לפי השוואות מקצועיות בין Excel לכלי דשבורד, השלב הזה הוא לרוב המורכב ביותר בתהליך, כי כל מקור מגיע בפורמט משלו.
הקושי האמיתי לא בהצגת הנתונים אלא בלהביא אותם לשפה אחת לפני שהם נכנסים לדשבורד.
שלב שלישי, תקנון ובניית תצוגה אחת
לפני שמציגים נתונים ממקורות שונים באותו גרף צריך להחליט על שמות ופורמטים אחידים, כמו איך נכתב שם לקוח או מטבע. בלי השלב הזה הדשבורד יכול להציג כפילויות או מספרים שלא תואמים בין המקורות.
מה שווה להציג בדשבורד הראשון ומה לא
כדאי להתחיל בדשבורד שמציג רק את המדדים שבעל העסק בפועל בודק כל שבוע, כמו הכנסה חודשית, לידים חדשים ותזרים צפוי, ולא לנסות להציג בבת אחת כל נתון שקיים במערכות. דשבורד ראשון עמוס מדי נוטה להתעייף מהר.
שאלות ותשובות
- צריך להפסיק להשתמש באקסל כדי לעבור לדשבורד מאוחד
- לא. ברוב המקרים האקסל נשאר אחד ממקורות הנתונים, פשוט מתווסף לו חיבור אוטומטי לדשבורד כך שהמידע ממנו מתעדכן בתצוגה המרכזית.
- מה עושים כשה-CRM וההנהלת חשבונות הם שתי מערכות שונות שלא מדברות זו עם זו
- כלי דשבורד מתווך ביניהן, כל אחת מהמערכות מתחברת בנפרד לכלי המרכזי, והוא זה שמציג את הנתונים משתיהן זה לצד זה.
- כמה זמן לוקח לאחד נתונים מפוזרים לדשבורד אחד
- תלוי במספר המקורות ובאיכות הנתונים בהם. חיבור בסיסי של מקור אחד עם ממשק מסודר יכול לקחת ימים בודדים, אבל ניקוי נתונים לא עקביים לרוב לוקח יותר זמן.
- האם זה דורש ידע טכני מהעסק
- בכלים ידידותיים לעסקים קטנים ההקמה הראשונית נעשית בעזרת הספק, והעסק רק מגדיר אילו מדדים חשובים לו לראות.
- מה קורה אם נתונים ממקור אחד מוזנים בפורמט אחר ממקור שני
- שלב חובה בתהליך הוא תקנון שמות ופורמטים, למשל להחליט איך ייכתב שם חברה או תאריך בכל המקורות, כדי שהדשבורד לא יספור את אותו דבר פעמיים.
מאת רון קלי · HELIX.
רוצים לדבר על העסק שלכם?
שיחת היכרות של 30 דקות, בלי התחייבות. נבין מה צריך ונגיד בכנות אם ואיך נוכל לעזור.
לקביעת שיחה← לכל המאמרים
