אם תסתכל על היומן של מנהל ממוצע, תגלה שהוא כמעט מלא. פגישות רצופות, לפעמים בלי אוויר ביניהן, מבוקר עד ערב. חלק מהן חיוניות. חלק גדול אחר, אם להיות כנים, ארוך מדי, מיותר, או נגמר בלי החלטה. הזמן הזה הוא אולי המשאב היקר ביותר בעסק, ורובנו מבזבזים ממנו הרבה יותר ממה שנעים להודות.
בקצרהמנהלים ואנשי צוות מבלים חלק גדול מאוד משבוע העבודה בפגישות, ומחקרים עקביים מראים שחלק ניכר מהזמן הזה נחשב על ידי המשתתפים עצמם כמבוזבז: פגישות ארוכות מהצורך, בלי מטרה ברורה, עם אנשים שלא היו צריכים להיות שם, ובלי תוצאה שמתועדת. הרווח הגדול הוא לא לבטל פגישות אלא לייעל אותן: מטרה ברורה לכל פגישה, רק האנשים הנחוצים, זמן קצוב, ותיעוד אוטומטי של החלטות ומשימות כדי שלא יידרשו פגישות המשך רק כדי להיזכר. הכלל: פגישה טובה מסתיימת בהחלטות ומשימות ברורות, ותיעוד אוטומטי מבטל את סבב הפגישות שנועד רק לוודא שמישהו זוכר מה סוכם.
יש שקר קטן שאנחנו מספרים לעצמנו על פגישות: שהן עבודה. אנחנו יוצאים מיום עמוס בפגישות מותשים, ומרגישים שעשינו הרבה. אבל אם נעצור ונשאל כמה מהפגישות האלה באמת הזיזו משהו, וכמה היו ארוכות מדי, מיותרות, או נגמרו בלי החלטה, התשובה הכנה לא נעימה. הזמן הזה הוא המשאב היקר ביותר שיש, ואנחנו מפזרים אותו בלי לספור.
החדשות הטובות הן שהרווח כאן גדול וזול. לא צריך מהפכה, צריך כמה כללים פשוטים ותיעוד אוטומטי, וזה מחזיר שעות בשבוע. במאמר הזה נראה למה פגישות מבזבזות כל כך, וכמה קל להחזיר חלק גדול מהזמן.
למה פגישות מבזבזות זמן
רוב הבזבוז נובע מכמה דפוסים שחוזרים על עצמם:
- אין מטרה: פגישה שנקבעה ״כדי לדבר״ בלי הגדרה של מה נחשב סיום מוצלח נודדת בלי כיוון ונגמרת בלי תוצאה.
- יותר מדי אנשים: כל משתתף מיותר מוסיף עלות ומאט את ההחלטה. אם אי אפשר להאכיל את כולם בשתי פיצות, הפגישה כנראה גדולה מדי.
- זמן פתוח: פגישה מתרחבת למלא את הזמן שהוקצב לה. שעה שנקבעה תימשך שעה גם אם העניין נסגר ברבע.
- אין תיעוד: כשלא מתעדים החלטות ומשימות, צריך פגישה נוספת רק כדי להיזכר, וכך נולד סבב אינסופי של פגישות המשך.
איך מחזירים את הזמן
כל אחד מהדפוסים האלה יש לו תרופה פשוטה, וביחד הן משנות את המאזן:
- מטרה בשורה אחת: לפני שקובעים פגישה, כתוב מה נחשב הצלחה. אם אי אפשר, אולי לא צריך פגישה אלא הודעה.
- רשימת מוזמנים מינימלית: רק מי שנחוץ להחלטה. את השאר מעדכנים בסיכום, לא בנוכחות.
- זמן קצר יותר: קבע 25 דקות במקום שעה כברירת מחדל. תופתע כמה נסגר בזמן הזה כשיש גבול.
- תיעוד אוטומטי: כדי שההחלטות והמשימות יהיו מתועדות בלי מאמץ, ולא יידרש סבב פגישות רק כדי לזכור.
שלושת הראשונים הם משמעת, והרביעי הוא המקום שבו טכנולוגיה עושה את ההבדל הגדול. כי גם הפגישה הכי ממוקדת מתאדה בלי תיעוד, ותיעוד ידני חוזר לבעיה של מישהו שצריך לרשום במקום להשתתף.
הרבה מהפגישות ביומן קיימות רק כדי להיזכר מה קרה בפגישה הקודמת. תיעוד אוטומטי אמין מוחק את כל הסבב הזה, כי אין על מה להיפגש מחדש כשכולם רואים בדיוק מה הוחלט.
איך זה עובד ב-HELIX
HELIX Meeting תוקף בדיוק את הדפוס האחרון והיקר ביותר: הוא מתעד כל פגישה אוטומטית להחלטות ומשימות עם אחראים, כך שאין צורך בפגישות המשך רק כדי להיזכר, ואף החלטה לא נופלת. כשהתיעוד פתור מעצמו, קל יותר לשמור גם על הכללים האחרים, כי הפגישה מכוונת לתוצר ברור. איך התיעוד הזה נבנה הרחבנו במאמר על סיכום פגישות אוטומטי.
השורה התחתונה: פגישות הן אחד הבזבזנים הגדולים של זמן בעבודה, לא כי הן רעות מיסודן אלא כי הן חסרות מטרה, גבול ותיעוד. תן לכל פגישה מטרה בשורה, זמן קצוב, ורק את האנשים הנחוצים, ותן לתיעוד לקרות אוטומטית. תחזיר לעצמך שעות בשבוע, ותהפוך את הפגישות שנשארות למקום שבו באמת מחליטים.
שאלות ותשובות
- כמה זמן מבזבזים על פגישות?
- הרבה. מחקרים על שגרת עבודה מראים שמנהלים מבלים חלק ניכר מהשבוע בפגישות, ושחלק גדול מהזמן הזה נתפס על ידי המשתתפים עצמם כלא יעיל. המספר המדויק משתנה בין ארגונים, אבל המגמה עקבית: פגישות הן אחד הבזבזנים הגדולים של זמן בעבודה, בעיקר כשאין להן מטרה, גבול זמן, ותיעוד.
- איך עושים פגישה יעילה?
- ארבעה כללים פשוטים: מטרה ברורה מראש (למה אנחנו נפגשים ומה נחשב הצלחה), רק האנשים הנחוצים (כל משתתף מיותר מכפיל את העלות ומאט), זמן קצוב (פגישה מתרחבת למלא את הזמן שהוקצב לה, אז הקצב פחות), וסיכום עם החלטות ומשימות. הכלל הרביעי הוא הקריטי, כי בלעדיו צריך פגישה נוספת רק כדי להיזכר.
- למה פגישות מתארכות מעבר לצורך?
- בין השאר בגלל חוק פרקינסון: עבודה מתרחבת כדי למלא את הזמן שהוקצב לה. אם קבעת שעה, השיחה תימשך שעה, גם אם העניין נסגר ברבע. בנוסף, בלי מטרה ברורה קל לסטות, ובלי מישהו ששומר על המסלול השיחה נודדת. קיצוב זמן ומטרה חדה הם התרופה הפשוטה, ולרוב פגישה של 25 דקות מספיקה למה שהקצו לו 60.
- האם תיעוד אוטומטי חוסך פגישות?
- כן, ובאופן משמעותי. חלק גדול מפגישות ההמשך קיימות רק כדי לוודא שכולם זוכרים מה סוכם ומי אחראי, כי אחרי הפגישה הקודמת זה התערפל. כשיש תיעוד אוטומטי אמין של החלטות ומשימות, אין צורך בסבב הזה, כי כולם רואים בדיוק מה הוחלט ומה עליהם לעשות. התיעוד מבטל את הפגישה שנועדה רק לתעד.
- כמה משתתפים צריכים להיות בפגישה?
- כמה שפחות שעדיין מאפשרים להחליט. כלל אצבע מוכר, אם אי אפשר להאכיל את המשתתפים בשתי פיצות, הפגישה גדולה מדי. כל אדם נוסף מוסיף עלות, מאט את קצב ההחלטה, ומקטין את הסיכוי שכולם באמת נחוצים. עדיף פגישה קטנה שמחליטה מפגישה גדולה שמדברת. את מי שצריך לעדכן, אפשר לעדכן בסיכום.
מאת רון קלי · HELIX.
רוצים לדבר על העסק שלכם?
שיחת היכרות של 30 דקות, בלי התחייבות. נבין מה צריך ונגיד בכנות אם ואיך נוכל לעזור.
לקביעת שיחה← לכל המאמרים
